Prozessoptimierung durch medienbruchfreie Workflows

Organisatorische Workflows werden oftmals als Synonym der Prozessdurchführung verwendet. Technische Workflows hingegen unterstützen entweder den gesamten Geschäftsprozess oder partiell ausgewählte Schritte (in der Regel Genehmigungen), indem der jeweils nächste Bearbeiter automatisch eine Aufgabe (Workitem) zugeordnet bekommt. Gerade bei der Optimierung bestehender digitaler Geschäftsprozesse oder bei der Implementierung neuer digitaler Geschäftsprozesse, sollte überprüft werden inwiefern diese entweder kontinuierlich oder partiell durch technische Workflows unterstützt werden können.

Während bei organisatorischen Workflows Medienbrüche zwar möglich, wenn auch zu vermeiden sind, sind diese in technischen Workflows äußerst kritisch zu betrachten. Um technische Workflows umzusetzen, dürfen in der Mehrheit von IT-Systemen keine Systemsprünge erfolgen, d.h. die Workflows werden in dem System durchlaufen und gesteuert, in dem auch die übrigen Workflowschritte abgebildet werden. Solche medienbruchfreie Workflows setzen voraus, dass alle während des Workflowdurchlaufs benötigten Daten in einem System vorgehalten werden, im Idealfall ohne dass Schnittstellen benötigte werden oder Schritte manuell bzw. ohne technische Unterstützung durchgeführt werden.

Ein Knackpunkt ist dabei, dass auch die Rollenauflösung und Bearbeiterfindung in dem jeweiligen System abgebildet werden sollte. Dies setzt in vielen Fällen voraus, dass die Organisationsstrukturen ebenfalls in dem jeweiligen System, in dem sich auch die operativ benötigten Daten finden, abgebildet werden. Da Workflows in der Regel für Freigabeszenarien eingesetzt werden, sollten in den Organisationsstrukturen mindestens Hierarchieebenen und Vorgesetztenstrukturen abgebildet werden. Darüber hinaus müssen für bestimmte Workflows, bspw. in der Beschaffung auch fachliche Rollen bzw. Attribute gepflegt werden, sodass der passende Bearbeiter vom Workflow identifiziert werden kann.

Medienbruchfreie Workflows können vielfältig zur Prozessoptimierung bzw. -automatisierung eingesetzt werden und stellen sicher, dass der Workflowablauf ohne doppelte Datenhaltung und zusätzliche Fehlerquellen in einem System abgebildet werden kann. Die Umsetzung solcher Workflows bietet folglich durchaus Vorteile, welche durch eine vorangegangene Untersuchung der Organisation in Hinblick auf Verbesserungspotentiale interner Abläufe sinnvoll ergänzt werden kann.

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