Wissensmanagement öffentliche Verwaltung wird angesichts des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels zu einer zentralen Voraussetzung für eine zukunftsfähige Verwaltung. Im Interview spricht Siegfried Walch, ehemaliger Landrat des Landkreises Traunstein und heute Mitglied des Deutschen Bundestages, über das Pilotprojekt ERAS (Expertise Retention & Automation System) und die daraus gewonnenen Erfahrungen für Digitalisierung, Automatisierung und den Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung.
Hintergrund und Anstoß des Projekts
1. Welche Überlegungen haben dazu bewogen, dieses Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekt anzustoßen beziehungsweise dessen Umsetzung aktiv zu unterstützen?
Die öffentliche Verwaltung hat – wie wohl jede Branche – auch mit dem demografischen Wandel und infolgedessen mit dem Fachkräftemangel umzugehen. Gleichzeitig erwarten unsere Bürgerinnen und Bürger wie auch die Wirtschaft zu Recht, dass Behörden handlungsfähig und effizient bleiben und unbürokratischer werden. Das Projekt „ERAS“ soll hier die Klammer bilden: In den Verwaltungen ist viel Fachwissen vorhanden – das „Know-how“ müssen wir unbedingt erhalten, schließlich brauchen gerade Unternehmen auch rechtssichere Genehmigungen. Gleichzeitig sollen die Beschäftigten in der Verwaltung aber von einfachen Arbeiten entlastet werden, damit sie sich den schwierigeren Fällen widmen können. Entscheidend war dabei, dass nicht abstrakt über Digitalisierung gesprochen, sondern ein konkreter, praxisnaher Anwendungsfall mit erkennbarem Nutzen geschaffen wurde.
Wissensmanagement öffentliche Verwaltung: Strategische Bedeutung für die Verwaltungsmodernisierung
2. Welche strategische Bedeutung messen Sie einem Projekt wie diesem für die Weiterentwicklung und Zukunftsfähigkeit öffentlicher Verwaltungen bei?
Ein Vorhaben wie ERAS hat strategische Bedeutung, weil es zentrale Zukunftsfragen der Verwaltung adressiert: den Erhalt von Fachwissen, die bessere Nutzung knapper Personalressourcen, die Modernisierung von Abläufen und die Steigerung der Anpassungsfähigkeit gegenüber neuen gesetzlichen und gesellschaftlichen Anforderungen. Wissensmanagement, strukturierte Datenhaltung und automatisierbare Prozesse bilden eine wesentliche Grundlage für eine moderne und zukunftsfähige Verwaltung. ERAS ist damit nicht nur ein Einzelprojekt, sondern ein Baustein für die langfristige Verwaltungsmodernisierung.
Demografischer Wandel und Fachkräftemangel als Treiber
3. In welchem Maße haben aus Ihrer Sicht der Fachkräftemangel, der demografische Wandel und der absehbare Verlust von Erfahrungswissen die Notwendigkeit eines solchen Vorhabens unterstrichen?
Diese Faktoren waren ein wesentlicher Treiber des Projekts. Die Pensionierung und Verrentung erfahrener Beschäftigter und Vakanzen durch Krankheit stellen die Verwaltung vor erhebliche Herausforderungen. Hinzu kommen immer komplexere Verfahrenswege auf die Verwaltung zu – durch Gerichtsentscheide oder immer mehr Begutachtungsauflagen. Wenn man neu auf einer Stelle ist oder einspringt, neigt man meiner Erfahrung nach in der Verwaltung dazu, selbst noch mehr und gründlicher zu prüfen, bevor man entscheidet. Das ist gar kein Vorwurf, sondern einfach menschlich. Wenn man aber aus Erfahrungswissen schöpfen kann, gibt das auch dem einzelnen Mitarbeiter einen ganz anderen Rückhalt in seiner Arbeit. Weil man aber den langjährigen Kollegen oft nicht mehr fragen kann oder jüngere Generationen nicht mehr fünf Jahre oder länger auf einer Stelle arbeiten möchten, fängt man oft immer wieder bei Null an. Das zeigt, wie wichtig eine strukturierte Erfassung, Dokumentation und Weitergabe von Wissen ist. ERAS setzt genau hier an, indem es Wissen nicht nur sichert, sondern zugleich für künftige Nutzung und digitale Unterstützung verfügbar macht.
Erwartete Mehrwerte: Entlastung, Prozesse und Servicequalität
4. Welche konkreten, aber auch grundsätzlichen Mehrwerte haben Sie sich mit Blick auf die Verwaltung von diesem Projekt versprochen?
Das Projekt wurde aus dem sogenannten „ÖGD-Pakt“ mitfinanziert, der im Rahmen der Corona-Pandemie aufgelegt wurde. Darum haben wir uns mit dem „ERAS“-Projekt auch zunächst auf die Arbeit im Gesundheitsamt fokussiert, weil wir während der Pandemie gemerkt haben, wie viel Potential hier für Digitalisierung, Automatisierung und KI-Einsatz steckt. Konkret wurden durch ERAS nochmals Entlastungseffekte bei Routinetätigkeiten, besser dokumentierte Abläufe und eine schnellere Verfügbarkeit von Fachwissen erwartet. Wir hatten hier bereits eine Basis in der Pandemiebewältigung – aber so ein Gesundheitsamt hat natürlich noch viele Aufgaben. Ich denke da an die Schuleingangsuntersuchungen, die auch eine Vielzahl von Kindern im Jahr betrifft. Grundsätzlich ging es darüber hinaus um eine resilientere Organisation, die Wissen nicht nur personengebunden vorhält, sondern institutionell sichert. Hinzu kommt der Mehrwert, dass Beschäftigte mehr Zeit für Beratungs-, Prüf- und Entscheidungsaufgaben gewinnen können. Das ist natürlich gerade in einem Bereich wie dem Gesundheitsamt besonders wichtig. In anderen Anwendungsfällen können Bürgerinnen und Bürgern als auch Unternehmen schon vor Antragstellung hilfreiche Tipps gegeben werden – entweder durch den Sachbearbeiter, weil der mehr Zeit hat oder sogar mittels KI. Das Projekt verbindet somit operative Verbesserungen mit einer strukturellen Stärkung der Verwaltung.
4a. Welche Erwartungen haben Sie mit dem Projekt insbesondere im Hinblick auf effizientere Prozesse, die Entlastung der Mitarbeitenden und eine verbesserte Servicequalität verbunden?
Mit dem Projekt war die Erwartung verbunden, wiederkehrende und standardisierbare Tätigkeiten zu identifizieren und perspektivisch durch Automatisierung oder KI-gestützte Unterstützung zu vereinfachen. Dadurch sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet werden – bestens qualifizierte Amtsärzte, Hygienetechniker oder Verwalter sollen sich nicht mit dem langen Eintippen von einzelnen Standarddaten aufhalten müssen. Gleichzeitig wurde erwartet, dass standardisierte und besser dokumentierte Prozesse weniger fehleranfällig sind und schneller bearbeitet werden können.
Pilotcharakter und Erprobung des KI-Prototyps in der Praxis
5. Was macht dieses Vorhaben aus Ihrer Sicht zu einem besonderen Pilot- und Innovationsprojekt innerhalb der öffentlichen Verwaltung?
Besonders ist vor allem die Verbindung mehrerer Ebenen in einem Vorhaben: Wissensmanagement, Prozessanalyse, Automatisierung und der prototypische Einsatz von KI wurden nicht isoliert betrachtet, sondern in einem Ansatz zusammengeführt. Hinzu kommt, dass das Projekt praxisnah durchgeführt wurde und nicht bei einem Konzept „für die Schublade“ stehen blieb. Das passiert leider einfach auch noch zu häufig. Es wurden konkrete Prozesse untersucht, Experteninterviews geführt, Wissen systematisch erhoben und ein KI-gestützter Prototyp entwickelt und getestet. Gerade diese Kombination aus praktischer Anwendbarkeit, Skalierbarkeit und Innovationsbezug verleiht dem Projekt Pilotcharakter.
5a. Welche Bedeutung hat es aus Ihrer Sicht, dass im Rahmen des Projekts nicht nur konzeptionell gearbeitet, sondern auch ein konkreter KI-Prototyp unter Praxisbedingungen erprobt wurde?
Die praktische Erprobung ist von zentraler Bedeutung, weil sie zeigt, ob und wie sich neue Technologien tatsächlich in bestehende Verwaltungsstrukturen integrieren lassen. Ein Prototyp unter Praxisbedingungen ermöglicht belastbarere Aussagen über Nutzen, Grenzen, Akzeptanz und Übertragbarkeit als rein theoretische Konzepte. KI und Automatisierung werden als Schlagworte oft in den Raum geworfen, sind aber dann doch nicht wirklich greifbar. Im Projekt konnte man nicht nur Ideen entwickeln, sondern Erfahrungen sammeln, welche Anforderungen für einen späteren Regelbetrieb oder eine Ausweitung auf weitere Prozesse relevant sind. Das erhöht den Erkenntniswert erheblich.
Die eigene Rolle: Impulsgeber, Begleiter, Unterstützer
6. Welche Rolle haben Sie für sich selbst im Rahmen des Projekts gesehen bzw. würden Sie aus dem Amt des Landrats heraus ableiten: eher die eines Impulsgebers, einesstrategischen Begleiters oder eines aktiven Unterstützers?
Bei einem solchen Vorhaben sind alle drei Rollen wichtig. Auf Leitungsebene braucht es zunächst den Impuls, neue Wege überhaupt zuzulassen und strategisch einzuordnen. Da galt für mich immer das alte Motto: „Stillstand ist Rückschritt“. Ebenso erforderlich ist eine begleitende Rolle, um Ziele, Prioritäten und Rahmenbedingungen mit der Gesamtentwicklung der Verwaltung in Einklang zu bringen. Schließlich ist auch aktive Unterstützung notwendig, damit ein Pilotprojekt ressortübergreifend Akzeptanz findet, Ressourcen erhält und organisatorisch tragfähig umgesetzt werden kann.
Impulse für die Verwaltung über das Projekt hinaus
7. Inwiefern haben Sie mit diesem Projekt auch das Ziel verbunden, über die unmittelbar betrachteten Prozesse hinaus Impulse für eine umfassendere Modernisierung der Kreisverwaltung zu setzen?
Das Projekt war von Beginn an so angelegt, dass es nicht nur einen einzelnen isolierten Prozess verbessert, sondern als modellhafter Ansatz für weitere Verwaltungsbereiche dienen kann. Nach ersten Erhebungen wurden bereits weitere Potenziale in anderen Fachbereichen gesehen. ERAS sollte also nicht nur einen konkreten Nutzen stiften, sondern zugleich zeigen, wie Wissensmanagement, Datenstrukturierung und Automatisierung als Grundprinzipien breiter in die Verwaltung getragen werden können.
Zusammenarbeit zwischen arf GmbH, SKAD und Landkreis Traunstein
8. Wie empfanden Sie die Zusammenarbeit der beteiligten Partner (arf GmbH, SKAD, Landkreis Traunstein) bei Durchführung und Umsetzung des Projekts? Die Zusammenarbeit war ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Besonders wichtig war, dass die Bedürfnisse der Verwaltung im Mittelpunkt standen und die Mitarbeiter frühzeitig und unmittelbar eingebunden wurden. Die enge Abstimmung zwischen Fachabteilungen, IT und externen Partnern haben dazu beigetragen, dass praxistaugliche Ergebnisse erzielt werden konnten.
Perspektiven für digitale und KI-gestützte Lösungen im öffentlichen Sektor
Die folgenden Antworten rücken den übertragbaren Nutzen für Wissensmanagement öffentliche Verwaltung in den Mittelpunkt.
9. Welche Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten sehen Sie auf Grundlage dieses Pilotvorhabens für den künftigen Einsatz digitaler und KI-gestützter Lösungen im öffentlichen Sektor?
Weil ERAS von Beginn an auf Skalierbarkeit ausgelegt wurde, eignet sich das Projekt auch als Referenzmodell für andere Kommunen und öffentliche Organisationen. Damit liegen Entwicklungsmöglichkeiten sowohl in der vertieften Nutzung innerhalb einzelner Häuser als auch in der Nachnutzung durch andere Verwaltungen. Man muss das Rad eben nicht immer wieder neu erfinden.
Übertragbare Erkenntnisse für die Staatsmodernisierung
10. Und was könnten Sie, ausgehend von Ihrer neuen Tätigkeit als Mitglied des Deutschen Bundestages, aus diesem Projekt für Impulse und Empfehlungen ziehen, wenn es um die grundlegende Staatsmodernisierung und Digitalisierung geht?
Aus dem Projekt lassen sich mehrere übergeordnete Impulse ableiten: Erstens sollte Digitalisierung in der Verwaltung mit erkennbarem Nutzen ansetzen – ein digitaler Antrag, der danach trotzdem ausgedruckt wird, weil es keine Schnittstelle gibt, hilft keinem. Zweitens ist Wissensmanagement kein Nebenthema, sondern eine zentrale Voraussetzung für nachhaltige Modernisierung. Drittens sollten Automatisierung und KI nicht isoliert als Technologieprojekte verstanden werden, sondern als Teil organisatorischer Weiterentwicklung. Und Viertens braucht erfolgreiche Staatsmodernisierung die praktische Erprobung im Echtbetrieb, um rechtliche, organisatorische und technische Fragen frühzeitig zu klären. In Deutschland wollen wir immer 100 Prozent haben. Aber solche Projekte wie „ERAS“ sind Keimzellen für eine konsequente Modernisierung unserer Verwaltung. Und die wollen wir alle gemeinsam gestalten.
Wir danken Siegfried Walch für seine Zeit und die offenen Einblicke in das ERAS-Projekt – als langjähriger Landrat des Landkreises Traunstein und heute als Mitglied des Deutschen Bundestages. Das Interview liefert wertvolle Impulse für Wissensmanagement öffentliche Verwaltung weit über das Pilotprojekt hinaus.