Ein komplexes Projekt unter außergewöhnlichen Rahmenbedingungen
Die Einführung von SAP S/4HANA im öffentlichen Sektor ist in der Regel ein mehrjähriges Vorhaben. Beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) wurde jedoch bewusst ein anderer Weg gewählt: Nachdem der LWL-PsychiatrieVerbund bereits 2021 mit der Umstellung auf SAP S/4HANA begonnen hatte, wurde die strategische Entscheidung getroffen, auf ein gemeinsames System zu harmonisieren. Das gesamte Projekt der LWL-Kernverwaltung sollte daher innerhalb eines Jahres umgesetzt werden.
Der Umfang war entsprechend hoch. Insgesamt sechs Teilprojekte mussten parallel realisiert werden – darunter der vollständige Aufbau des Systems, das Customizing, die Migration sowie die Einführung einer zentralen Beschaffung auf Basis von SAP MM. Gleichzeitig brachte das Projekt ein breites Spektrum fachlicher und rechtlicher Anforderungen mit sich, die in der neuen Systemlandschaft berücksichtigt werden mussten.
Strukturierte Umsetzung mit SAP Activate
Um die ambitionierten Ziele zu erreichen, wurde das Projekt konsequent entlang der SAP-Activate-Methodik umgesetzt. Diese besteht aus den folgenden Phasen: Prepare, Explore, Realize, Deploy und Hypercare.
Bereits in der Prepare-Phase wurden die organisatorischen Grundlagen geschaffen und erste Anforderungen aufgenommen.
In der anschließenden Analysephase (Explore) stand die enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen im Mittelpunkt. Anforderungen wurden nicht nur dokumentiert, sondern gemeinsam geschärft und priorisiert. Ein zentraler Erfolgsfaktor war dabei die frühzeitige Einbindung von Key-Usern, die ihre Perspektiven aus der Praxis einbrachten.
Die eigentliche Umsetzung (Realize) erstreckte sich größtenteils über das Jahr 2025. In dieser Zeit wurde das gesamte System aufgebaut, konfiguriert und integriert. Unterstützt wurde dieser Prozess durch ein sprintbasiertes Vorgehen, das regelmäßige Abstimmungen und Anpassungen ermöglichte.
Während wir als Generalunternehmer die Gesamtsteuerung, das Teilprojekt Haushalt, das Testmanagement, das Veränderungsmanagement inklusive Schulungsmanagement sowie das PMO verantworteten, übernahm best practice consulting AG (bpc) wesentliche Aufgaben im Bereich Customizing und technische Umsetzung. Unterstützt wurden wir dabei zusätzlich noch von Voss IT Consulting als Projektleitung.
Begleitung des Wandels als entscheidender Baustein
Die technische Umsetzung war nur ein Teil des Projekts. Ebenso entscheidend war es, die Organisation auf die neuen Arbeitsweisen vorzubereiten.
Dafür wurde ein umfassendes Schulungs- und Kommunikationskonzept entwickelt. Der gewählte Blended-Learning-Ansatz kombinierte Präsenzveranstaltungen, digitale Lerninhalte und begleitende Austauschmöglichkeiten. Auf diese Weise konnten unterschiedliche Lernbedarfe berücksichtigt und die heterogene Nutzergruppe gezielt unterstützt werden.
Gerade im Bereich SAP MM zeigte sich die Bedeutung dieses Ansatzes. Die große Anzahl neuer Nutzer mit sehr unterschiedlichen Vorkenntnissen stellte hohe Anforderungen an die Wissensvermittlung. Gleichzeitig wurde deutlich, wie wichtig praxisnahe Schulungen und kontinuierliche Begleitung sind.
Ergebnis: Erfolgreiche SAP S/4HANA Einführung in nur einem Jahr
Trotz der hohen Komplexität konnte das Projekt planmäßig umgesetzt werden. Mit dem Go-Live am 05.01.2026 ging das neue System erfolgreich in Betrieb.
Damit wurde nicht nur die technische Einführung von SAP S/4HANA abgeschlossen, sondern auch ein zentraler organisatorischer Wandel vollzogen. Prozesse wurden neu gestaltet, Anforderungen integriert und bestehende Strukturen weiterentwickelt.
Besonders wichtig: Es handelte sich nicht um eine reine 1:1-Umstellung. Stattdessen wurden im Rahmen der Umsetzung gezielt Optimierungen vorgenommen – von kleineren Anpassungen bis hin zu strukturellen Verbesserungen, die sich aus fachlichen und rechtlichen Anforderungen ergaben.
Der Go-Live am 05.01.2026 verlief planmäßig: Nach kleineren Rucklern zu Beginn reagierten die Beratenden schnell, betreuten die auftretenden Fehler professionell und stellten das System innerhalb kurzer Zeit wieder in einen reibungslosen Betrieb. Die enge Zusammenarbeit von Beratenden und LWL.IT hat dabei entscheidend dazu beigetragen, die Stabilität des neuen Systems schnellstmöglich sicherzustellen.
Was wir aus dem Projekt SAP S/4HANA im öffentlichen Sektor gelernt haben
Im Projektverlauf hat sich gezeigt, wie wichtig eine agile Sprint-Steuerung ist, um auf neue Vorgaben und technische Anforderungen flexibel reagieren zu können. Gleichzeitig wurde deutlich, dass Agilität kein Selbstzweck ist. Entscheidend ist, das Tempo und die Taktung der Sprints an die verfügbaren Ressourcen auf Kundenseite anzupassen und einen Arbeitsmodus zu etablieren, der nicht nur kurzfristig funktioniert, sondern langfristig tragfähig ist.
Ein zentraler Erfolgsfaktor war zudem die frühzeitige Einbindung der Key-User. Netzwerktreffen und Zielbild-Workshops in der Explore-Phase haben maßgeblich dazu beigetragen, Akzeptanz zu schaffen und praxisnahe Anforderungen zu entwickeln. Gleichzeitig wurde klar, dass solche Formate nur dann wirksam sind, wenn sie echten Mehrwert für die Teilnehmenden bieten. In der nächsten Phase wird daher ein besonderer Fokus darauf liegen, die Formate noch gezielter auf die jeweiligen Zielgruppen zuzuschneiden.
Auch der Blended-Learning-Ansatz hat sich im Projekt bewährt. Die Kombination aus Präsenzschulungen, E-Learning und begleitenden Sprechstunden ermöglichte es, eine sehr heterogene Nutzergruppe effizient zu qualifizieren. Aufbauend auf diesen Erfahrungen werden die Inhalte nun weiter geschärft und gezielt ausgebaut. Ziel ist es, ein nachhaltiges Schulungskonzept zu entwickeln, das nicht nur den aktuellen Bedarf abdeckt, sondern auch neue Mitarbeitende und zukünftige Systemanpassungen systematisch integriert.
Darüber hinaus hat sich eine klare Governance-Struktur als entscheidend erwiesen. Transparent definierte Rollen zwischen Kernverwaltung, PsychiatrieVerbund, LWL.IT Service-Abteilung und Beratung haben die Zusammenarbeit deutlich erleichtert und Entscheidungswege verkürzt. Ebenso wichtig war es, eine gemeinsame „Sprache“ zu etablieren. Ergänzend dazu wurden übergreifende Gremien geschaffen, in denen Fach- und IT-Seite zusammenkommen, um das System kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Nicht zuletzt wurde deutlich, wie zentral das Thema Ressourcen und Verantwortlichkeiten ist. Für den Kunden stellte ein Projekt dieser Größenordnung eine neue Dimension dar. Umso wichtiger war es, frühzeitig klare Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnissen sowie eine realistische Kapazitätsplanung zu etablieren. Diese Strukturen wurden bereits in der ersten Phase aufgebaut und werden in der nächsten Phase gezielt weiterentwickelt, um die langfristige Handlungsfähigkeit des LWL sicherzustellen.
Ausblick: Weiterentwicklung statt Abschluss
Mit dem erfolgreichen Go-Live ist ein wichtiger Meilenstein erreicht. Gleichzeitig markiert er nicht das Ende, sondern den Beginn einer neuen Phase.
Die im Projekt SAP S/4HANA im öffentlichen Sektor gewonnenen Erkenntnisse bilden die Grundlage für die weitere Entwicklung. Ziel ist es, bestehende Prozesse weiter zu optimieren, Schulungskonzepte weiter auszubauen und die Organisation nachhaltig mit effizienten Strukturen auszustatten.
Auf der Agenda stehen unter anderem die Einführung der Ausgangsrechnung und Haushaltsplanung und Berichtswesen mit der SAP Analytics Cloud.
SAP-Transformation als organisatorischer Wandel
All diese Erkenntnisse führen zu einer zentralen Einsicht: Eine SAP-Transformation ist kein reines IT-Projekt, sondern ein tiefgreifender organisatorischer Wandel.
Es reicht nicht aus, ein neues System bereitzustellen. Entscheidend ist vielmehr, Organisationen dabei zu unterstützen, die notwendigen Fähigkeiten aufzubauen und den damit verbundenen Veränderungen langfristig zu begegnen. Denn eines hat sich im Projektverlauf klar bestätigt: Eine SAP-Einführung verändert die gesamte Organisation – ihre Prozesse, ihre Zusammenarbeit und ihre Entscheidungswege.
Nachhaltiger Erfolg entsteht daher nur dann, wenn neben der technischen Umsetzung auch die organisatorische Entwicklung aktiv gestaltet wird.