am Beispiel von Kirchen
Die Ausgangssituation
Kirchen verfügen über einen großen Immobilien- und Raumbestand, welche große finanzielle Mittel für die Unterhaltung und Sanierungen binden. Zudem haben sie es mit einer hohen Dynamik der Rahmenbedingungen und Immobiliennutzung zu tun, wie z.B. der Entwicklung der Mitgliedszahlen, Kirchensteuereinnahmen, Corona, Ukraine-Krieg etc.
In vielen Fällen besteht ein großer Sanierungsbedarf. Nicht selten fehlt es zudem an einer Systematik der Datenerfassung und -pflege der Immobilien und Bauzustände und in Folge an einer validen Entscheidungsgrundlage für die Ausrichtung des Immobilienbestandes am aktuellen und zukünftigen Nutzungsbedarf zur Erfüllung des kirchlichen Auftrags. Dies wird vor dem Hintergrund sinkender Mitgliedszahlen, dem nach wie vor großen Immobilienbestand und der Umsetzung des Klimaschutzgesetzes in Kirchen von immer größerer Bedeutung.
Was ist ein strategisches Immobilien-Portfoliomanagements und wie kann es aufgebaut werden?
Ein strategisches Immobilien-Portfoliomanagement ist ein internes Steuerungsinstrument zur Verknüpfung aller relevanten Einflussfaktoren einer ganzheitlichen, zuvor entwickelten Portfoliostrategie. Es bedarf einer validen Datengrundlage für strategische Entscheidungen hinsichtlich Immobilien, NutzerInnen, Finanzen und Organisation sowie für die Festlegung von Zielen und Kennzahlen zur effizienten und transparenten Verfolgung der Portfoliostrategie und Ableitung von Handlungsmaßnahmen.
Der Aufbau eines Immobilien-Portfoliomanagements in vier Schritten:
1. Entwicklung einer Immobilien-Portfoliostrategie, Festlegung von Zielen und Kennzahlen
Auf Basis des Zielbilds/Leitbilds der Kirche wird zunächst eine Immobilien-Portfoliostrategie abgeleitet. Für jede relevante Perspektive in Bezug auf die Gebäude (z.B. Immobilien, Nutzer, Finanzen, Organisation) werden anschließend strategische Ziele, bzw. kritische Erfolgskriterien (z.B. CO2-Emissionen senken, Flächeneffizienz steigern, etc.) und steuerungsrelevante Kennzahlen zur Erreichung der strategischen Ziele definiert sowie die Datenverfügbarkeit sichergestellt.
2. Gezielte Datenerhebung und Aufbau einer strukturierten Datenbank
Basierend auf der zuvor entwickelten Immobilien-Portfoliostrategie erfolgt eine gezielte und selektive Datenerhebung, um mit geringem Aufwand alle steuerungsrelevanten Kennzahlen erheben zu können. Über ein Meldeportal zur Erstaufnahme und kontinuierlichen Datenpflege der Gebäudedaten werden mittels geführter Workflows eine einfache dezentrale Erhebung und Aktualisierung der Daten sowie eine lückenlose Verarbeitung und Dokumentation sichergestellt.
3. Einführung eines strategischen Portfoliomanagements und Visualisierung der Daten und Kennzahlen in einem grafischen Dashboard
Als Herzstück des Immobilien-Portfoliomanagements wird das Portfolio-Bewertungsmodell entwickelt. Bewertungsrichtwerte werden für jede Kennzahl definiert und einem Notensystem zugeordnet. Ebenso werden für jede Kennzahl Zielwerte festgelegt. Auf Basis gewichteter Zielwerte wird eine Gesamtnote je Gebäude, Gebäudekategorie, Bezirk und Gesamtportfolio ermittelt. Über die Gesamtnote kann eine Segmentierung der Gebäude nach Potenzialen und Schwachstellen vorgenommen werden. Für jedes Segment werden typische Handlungsempfehlungen definiert, woraus gebäudespezifische Maßnahmenpläne abgeleitet werden können. Die Visualisierung der relevanten Erkenntnisse/Informationsbedarfe erfolgt für die verschiedenen Nutzergruppen über ein benutzerangepasstes grafisches Dashboard.
4. Erstellung und Einbeziehung von Prognosen als Entscheidungsgrundlage für eine nachhaltige Immobilienentwicklung
Mit aktuellen und historischen Daten können mithilfe von Big Data Methoden Prognosen der zukünftigen Entwicklung diverser Kennzahlen erstellt werden. Szenarioanalysen ermöglichen das „manuelle Variieren“ von Parametern zur Prognose ihrer zukünftigen Effekte, um in der Gegenwart bestmögliche Entscheidungen treffen zu können.
Zielbild und Nutzen des Immobilien-Portfoliomanagements
- Bedarfsorientierter, ressourcenschonender und nachhaltig finanzierbarer Gebäudebestand
- Valide Datenbasis für transparente und strategische Immobilien-Entscheidungen
- Dezentrale Zugriffsmöglichkeiten für einfache Ersterhebung und kontinuierliche Datenpflege
- Entlastung und Unterstützung der Mitarbeitenden •Effizienzsteigerung durch optimierte & automatisierte Prozesse
- Kontinuierliches Monitoring der definierten Ziele und Kennzahlen der Portfoliostrategie
- Frühzeitige Reaktionsmöglichkeit bei Abweichungen
- Unterstützung zukunftsgerichteter Entscheidungen
Gern unterstützen wir Sie beim Steuern Ihrer Performance.
Sprechen Sie uns an: Damaris Schäfer, Senior Managerin bei der arf GmbH, E-Mail: arf@arf-gmbh.de.
