Das Qualitätsmanagement-System der arf GmbH

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Seit unserer Gründung wenden wir ein effektives Qualitätsmanagement an.
Dieses besteht aus einem integrierten Managementsystem im Sinne des Total Quality Management und bündelt folgende Qualitätssicherungselemente:

Verantwortung der Unternehmensleitung

Grundlage unserer Qualitätspolitik sind das von Unternehmensleitung und Beratern/innen gemeinsam entwickelte Leitbild und unsere Wertesystem. Sämtliche Prozesse und Abläufe der arf GmbH sind in einem Organisationshandbuch dokumentiert, das einheitliche Arbeitsabläufe und eine gleichbleibend hohe Qualität bei der Durchführung der Beratungsprojekte sicherstellt.

Unsere Projektteams decken alle Kompetenzfelder ab, um nachhaltige Veränderungsprozesse erfolgreich zu begleiten.
Unser Team aus angestellten Beratern/innen wird projektspezifisch durch freiberufliche Experten aus einem umfangreichen Netzwerk sowie durch Kooperationspartner unterstützt. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass für jedes Projekt ein optimales Kompetenzteam mit den notwendigen Erfahrungen im spezifischen Umfeld zur Verfügung steht.
Aus unserer langjährigen Erfahrung wissen wir: Der öffentliche Dienst ist nicht eine Branche unter vielen, sondern deckt in einer Branche vielfältigste Organisationsformen und Aufgaben ab. Diese Vielfalt spiegeln wir in unseren Teams für den bestmöglichen Beratungserfolg.

Projektrealisierung – Qualitätsmanagement im Beratungsprozess

Zur Qualitätssicherung unserer Beratungsprojekte haben wir firmeneigene Standards entwickelt, die in zahlreichen Projekten im öffentlichen Dienst bewährt sind.
Unsere Qualitätsstandards werden in den einzelnen Projekten individuell auf die Bedingungen und Anforderungen der Kunden zugeschnitten und in der Projektdefinition (Projektauftrag oder Projekthandbuch) dokumentiert.
Nach den Firmenstandards kommt in jedem Projekt ein Mix aus konstruktiven und analytischen Qualitätsmanagement-Maßnahmen zum Einsatz. Diese lassen über die gesamte Projektlaufzeit von der Vorbereitung bis zur Abnahme kontinuierlich Aussagen zum Projektstatus zu und signalisieren Risiken und Schwachstellen rechtzeitig.
Die konstruktiven Qualitätsmanagement-Maßnahmen sind Teil der Projektorganisation. Ihre Einhaltung ist prozessbegleitende Pflichtaufgabe aller Projektbeteiligten. Sie beinhalten u.a. eine klare Definition von Projektorganisation und Verantwortlichkeiten, Kommunikations- und Dokumentationsstandards sowie Dokumentenlenkung und die Strukturierung der Arbeit in den Projektgruppen und -gremien. Dies wird durch die Verwendung von standardisierten Arbeitsinstrumenten, wie z.B. Projekt- und Terminplänen, Aktivitätenlisten, Arbeitsaufträgen und Ergebnisprotokollen sichergestellt.
Die analytischen Qualitätsmanagement-Maßnahmen werden – je nach Projektdauer, -verlauf und -größe – regelmäßig oder bei Bedarf eingesetzt, um (Fehl-) Entwicklungen rechtzeitig zu erkennen und gegensteuern zu können. Kern der analytischen Qualitätsmanagement-Maßnahmen ist ein effektives Risikomanagement, aus welchem die Projektleitung jederzeit interne und externe Projektrisiken erkennen und steuern kann.

Messung, Analyse und Verbesserung

Die Einhaltung der definierten Qualitätsziele (Projektziele, Zeitplan, Budget) wird im Rahmen des Projektcontrollings durch das Projektteam im Projekt und durch unser zentrales Controlling als externe Instanz mithilfe eines standardisierten und langjährigen Berichtswesens überwacht. Unsere Berichtsstandards und bewährten Controllingprozesse stellen wir gerne mit der Projektdefinition zur Verfügung und passen sie individuell an.

Teil der analytischen Qualitätsmanagement-Maßnahmen und des Projektcontrollings ist auch eine regelmäßige oder nachlaufende Evaluation der Projektarbeit und des Projekterfolgs. Die interne Projektbewertung des Projektteams auf Grundlage der Balanced Scorecard wird um ein externes Qualitätsmanagementaudit von erfahrenen Kollegen/innen nach dem Modell der Meilensteintrendanalyse erweitert.

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