Das GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel plante ihre Wissenschaftsverwaltung mit einer umfassenden Strategie weiterzuentwickeln. Teil des Gesamtprojekts „Modernisierung der Verwaltungs-IT“ waren die Einführung von S/4HANA, SAP Ariba (verantwortet durch das DKFZ) und das DMS-System von d.velop. Die Aufgabe bestand darin, mit einem modernen, vorkonfigurierten ERP-System die Verwaltungsvorgänge der rund 1.000 Mitarbeiter starken Einrichtung zu modernisieren.Die drei Projekte waren eng miteinander verknüpft und mussten in ihren Entwicklungen und Einführungen aufeinander abgestimmt werden. Hierbei erwies sich der S/4 HANA Forschungsmaster der GISA als ideale Lösung.
Zusammen mit der GISA GmbH und der best practice consulting AG haben wir den Verwaltungsbereich in kürzester Zeit mit einer modernen SAP-Lösung ausgestattet und die tägliche Arbeit wesentlich effizienter gestaltet.
Die Standardlösung wurde in eine Software-as-a-Service (SaaS)-Architektur eingebettet und auf spezielle Anforderungen des GEOMARs zugeschnitten. Mit SAP Fiori werden Kernprozesse des GEOMARs abgebildet, und zusätzlich wurden Schnittstellen zu dem Dokumentenmanagementsystem D3 und SAP Ariba (Cloud-Lösung) geschaffen.
Zu erwähnen ist auch, dass die Mitarbeiter- am GEOMAR frühzeitig ins Projekt eingebunden und geschult wurden, um gemäß der Strategie „Fit-to-Standard“ zu agitieren. Der SAP-Betrieb läuft über die GISA Private Cloud, wodurch das GEOMAR von der aufwendigen Betreuung der IT-Infrastruktur entlastet wird.