Die arf GmbH darf die Landeshauptstadt München sowohl bei der Implementierung des Softwaresystems SAP S/4HANA für das Rechnungswesen (digital4finance = d4f) begleiten, als auch bei der Digitalisierung und Zentralisierung des Rechnungseinganges (Rechnungsservice4LHM = RS4LHM) unterstützen.
Über den Kunden: Die Landeshauptstadt München, als eines der wichtigsten urbanen Zentren Deutschlands, strebt ständig danach, ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren und den Bürgerinnen und Bürgern einen effizienten Service zu bieten. Mit einer Bevölkerung von über 1,4 Millionen Menschen und einer Verwaltungsgröße von über 40.000 Mitarbeitenden legt die Stadtverwaltung München großen Wert auf die digitale Transformation und damit die Steigerung der Effizienz in allen Verwaltungsbereichen.
Beschreibung der Ausgangslage: Die Stadt München steht vor der Herausforderung, ihre bisherigen Rechnungsprozesse zu modernisieren und vor allem auch zu standardisieren, um den wachsenden Anforderungen einer digitalen Verwaltung gerecht werden zu können. Dies beinhaltete sowohl die Implementierung des neuen S/4HANA – Systems (d4f) als auch die Einführung eines zentralen und digitalen Rechnungseingangs (RS4LHM).
Beschreibung des Projekts: In enger Zusammenarbeit mit den städtischen Abteilungen unterstützt die arf GmbH die Landeshauptstadt München auf verschiedenen Ebenen bei der Implementierung von SAP S/4HANA und der Zentralisierung und Digitalisierung des Rechnungseingangs. Dies umfasste unter anderem die Erarbeitung von standardisierten Rechnungsverarbeitungsprozessen, die Entscheidungsfindung zu Scanprovidern und die Entwicklung von Konzepten für den Rechnungseingang sowohl unstrukturierter als auch strukturierter Rechnungen. Besonderes Augenmerk wurde auf die Integration aller Prozessschritte mit anderen Modulen und die Anpassung an organisatorische Änderungen gelegt, die durch die Einführung von S/4HANA notwendig wurden. Im Teilprojekt der HANA-Einführung P5 unterstützt die arf GmbH zusätzlich mit mehreren Berater/innen die Landeshauptstadt München bei der Prozessberatung, insbesondere wenn herkömmliche Ansätze an ihre Grenzen stoßen. Ziel ist der Aufbau einer Prozessstruktur, die die neue IT-Lösung und das Geschäftsprozessmanagement synchronisiert. Zusätzlich werden notwendige Organisationsanpassungen durch die Einführung von S/4HANA im Programm digital4finance analysiert und passende Lösungen erarbeitet.
Projektstatus: Aktuell befindet sich das Projekt in einer intensiven Umsetzungsphase. Während bestimmte Handlungsempfehlungen und Strategien bereits in die Praxis überführt werden, stecken andere Aspekte noch in der detaillierten Ausarbeitung. Das Engagement der arf GmbH wird weiterhin von der engen Zusammenarbeit mit den internen Teams der Landeshauptstadt München geprägt sein, um eine erfolgreiche und nachhaltige Implementierung von SAP S/4HANA gewährleisten zu können.
Unsere Erfahrung in München steht exemplarisch für unser Engagement und unsere Fachkompetenz im Bereich der digitalen Transformation von Verwaltungsdiensten.